Subsidie aanvragen
- Mijn project start in het jaar 2024, mag ik al een subsidie aanvragen in 2023?
- Mag ik mijn aanvraag in het Engels indienen?
- Moet ik twee jaar wachten voor ik opnieuw een subsidie kan aanvragen?
- Mag ik een nieuwe subsidieaanvraag doen, als mijn vorig project waarvoor ik subsidie ontvang nog niet is afgelopen?
- Kan ik nog een subsidie aanvragen als mijn project al opgestart is vóór de toegelaten opstarttermijn?
Projecttermijn
- Binnen welke termijn moet het project plaats vinden?
- Kan er na twee jaar verder gewerkt worden aan het project?
Kom ik of mijn organisatie in aanmerking om subsidie aan te vragen?
- Is het een voorwaarde om in Mechelen te wonen?
- Wij zijn een collectief waarvan slechts een deel een band heeft met Mechelen. Is dat een probleem?
- Als ik of mijn organisatie niet passen bij de voorwaarden, kan ik dan een partner vragen om de subsidie aan te vragen?
- Wat wordt er bedoeld met het non-profit karakter van de aanvrager? Mogen wij als aanvrager of kunstenaar dan niets verdienen aan het project?
Komt mijn project in aanmerking?
- Valt schrijven ook onder creatieve discipline?
- Kan mijn project gaan over erfgoed van mensen, zoals bijvoorbeeld herkomst?
- Moet mijn project een meetbaar eindresultaat hebben?
- Kan de publicatie van een muziekboek met nieuwe composities in aanmerking komen?
- Kan een project van uitsluitend een individuele kunstenaar zijn?
- Kan ik subsidie aanvragen voor een heel onderzoekend of experimenteel project waarvan ik het eindresultaat nog niet concreet weet?
- Kan ik subsidie aanvragen voor een buurtproject?
- Ik heb een projectidee waarvoor ik goedkeuring moet aanvragen en krijgen via het evenementenloket van stad Mechelen. Kan ik subsidie aanvragen als ik die goedkeuring nog niet heb?
- Ik heb een projectidee waarbij ik het openbaar domein permanent wil wijzigen met een muurkunstwerk. Kan ik subsidie aanvragen als ik daarvoor nog geen goedkeuring heb van stad Mechelen of de eigenaar van de muur?
Hoeveel keer kan ik/onze organisatie een subsidie aanvragen?
- Mag ik een project opdelen in fasen en twee keer subsidie aanvragen?
- Mag ik als kunstenaar of organisatie subsidie aanvragen voor meerdere projecten (in dezelfde indienronde)?
- Kan ik voor mijn jaarlijks terugkerend project (bv. muziekevent) meer dan één keer een nieuwe subsidieaanvragen?
- Wanneer de subsidieaanvraag voor mijn project niet wordt goedgekeurd, kan ik de aanvraag dan herwerken en opnieuw indienen?
Planning
Partners
Mechelen - Bovenlokaal
Financiën
- Kan ik mezelf als kunstenaar betalen met de projectsubsidie?
- Wat is het totale jaarbudget dat bedeeld wordt onder de projecten die subsidie aanvragen?
- Komt het voor dat het totaal voorzien jaarbudget van de projectsubsidie volledig besteed is bij de eerste jaarronde van mei?
- Moeten we dezelfde kostenposten gebruiken in het opgelegd begrotingssjabloon?
- Welke kosten mag ik niet opnemen in de projectbegroting?
- Welke soort andere inkomsten kan ik in de projectbegroting opnemen om aan de minimale 20% te komen?
- Zet ik het subsidiebedrag dat ik wil ontvangen van Stad Mechelen ook als inkomst in de projectbegroting?
- Hoe groot mag de totale kost van het project zijn?
- Als ik subsidie krijg, kan ik dan automatisch rekenen op het subsidiebedrag dat ik aanvraag?
- Als ik subsidie ontvang, wordt dit bedrag dan bijgerekend bij de omzet van onze vzw of als inkomsten van mezelf als persoon?
- Kan ik naast de subsidie van Mechelen ook subsidie aanvragen bij een andere overheid?
- Wat als ik subsidies heb gevraagd bij een andere partner en ik nog niet weet of dit in orde is?
Hulpmiddelen en ondersteuning
- Kan ik vooraf aftoetsten of mijn projectidee in aanmerking komt?
- Kan ik iemand bereiken tot op de dag van de subsidieaanvraag?
- Wat kan ik doen als ik een probleem ondervind om mijn subsidieaanvraag digitaal in te zenden?
- Is het mogelijk om de subsidieaanvraag van een goedgekeurd project te bekijken?
- Wanneer kan ik een adviesgesprek op maat krijgen van RADAR?
- Kan ik een project indienen van 0 euro, zonder kosten, maar publiciteit aanvragen bij stad Mechelen?
Digitaal aanvraagformulier
Goedkeuring
- Hoe lang duurt het voor we een definitief besluit ontvangen over de subsidieaanvraag?
- Hoeveel projecten worden er per ronde goedgekeurd?
- Om welke redenen kan mijn subsidieaanvraag niet goedgekeurd worden?
- Als de jury twijfelt om mijn project positief te adviseren, kan de jury dan bepaalde voorwaarden stellen voor aanpassing aan het
- project opdat de subsidie wel nog kan worden toegekend?
- Als mijn subsidieaanvraag goedgekeurd wordt, krijg ik dan automatisch het gevraagde bedrag?
Zichtbaarheid van het project
- Is het verplicht om het eindresultaat van je project de delen tijdens een publiek moment?
- Ben je verplicht om je project zichtbaar te maken ook al is het niet voor iedereen publiek toegankelijk?
Wijzigingen
Uitbetaling
- Wanneer wordt de subsidie op mijn rekening gestort?
- Ontvang ik bij aanvang van het project het volledig toegekende subsidiebedrag?
Ontvankelijkheid
Annuleren
Eindverantwoording
- Wanneer dien ik mijn eindverantwoording in?
- Welke bewijsstukken komen in aanmerking?
- Als ik als kunstenaar subsidie heb ontvangen, welk kostenbewijs moet ik bij de eindverantwoording indienen als ik een deel van de
- subsidie gebruik om mijn eigen artistieke prestaties uit te betalen?
Subsidie aanvragen
Mijn project start in het jaar 2024, mag ik al een subsidie aanvragen in 2023?
Er zijn twee afsluitdata per jaar om een subsidie aan te vragen: midden mei en midden november. Elke indiendatum is gebonden aan een opstartperiode, respectievelijk januari-juni van het volgend jaar (voor ronde november) en juli-december van het lopend jaar (voor ronde mei). Je kiest dus een indiendatum op basis van de periode waarin je project opstart en je al kosten wil maken die je met de subsidie wil betalen. Bv. je project is het organiseren van een cultuurevenement in augustus 2024. Je schat dat je vanaf februari 2024 al kosten zal maken zoals het aankopen van materialen. Je project start dan binnen de periode januari-juni, je kan subsidie aanvragen bij de afsluitdata in november 2023.
Mag ik mijn aanvraag in het Engels indienen?
Normaal niet. Alle administratie en communicatie verloopt in het Nederlands.
Je kan eventueel een uitzondering aanvragen via cultureleprojecten@mechelen.be
Moet ik twee jaar wachten voor ik opnieuw een subsidie kan aanvragen?
Neen. Er is geen wachttijd tussen subsidie aanvragen. Je kan echter pas voor eenzelfde project opnieuw een aanvraag indienen als je vorige is afgerond en verantwoord.
Mag ik een nieuwe subsidieaanvraag doen, als mijn vorig project waarvoor ik subsidie ontvang nog niet is afgelopen?
Dat hangt ervan af. Een project komt niet in aanmerking als er al een financiële samenwerking is met de stad. Als jouw project dus sterk in het verlengde ligt van je vorig project, dan zal je nog geen nieuwe subsidieaanvraag kunnen doen. De jury zal dan eerst je eindevaluatie moeten kunnen raadplegen. Als jij als aanvrager een volledig ander project opstart (ander concept, ander partnerschap, ander eindresultaat, …), dan kunnen beide projecten los van elkaar worden gezien en kan je wel een subsidieaanvraag indienen.
Kan ik nog een subsidie aanvragen als mijn project al opgestart is vóór de toegelaten opstarttermijn?
Ja, maar er zijn beperkingen op vlak van je begroting. Zo is het mogelijk dat je vóór de toegelaten opstarttermijn al een voortraject of voorbereiding hebt gedaan om je project met een doelgroep of partners al vorm te geven. Maar, je kan de verkregen subsidie niet gebruiken voor kosten die je maakte tijdens de periode die valt vóór de toegelaten opstartdatum. Die eventuele kosten neem je ook niet op in de begroting van je subsidieaanvraag.
Projecttermijn
Binnen welke termijn moet het project plaats vinden?
Binnen twee jaar. Je vult bij je subsidieaanvraag een start- en einddatum in, met maximaal twee jaar verschil. Let er op dat je jezelf voldoende tijd geeft voor je project en houdt rekening met onvoorziene omstandigheden. Ben je echter van plan opnieuw subsidie aan te vragen voor dit project, kan dat pas wanneer de einddatum is verstreken en je verantwoording werd goedgekeurd.
Kan er na twee jaar verder gewerkt worden aan het project?
Ja. Let wel: je stelt bij je subsidieaanvraag een duidelijk projectdoel en planning op, dat je kan realiseren binnen een periode van twee jaar. Je kan de subsidie enkel gebruiken voor de kosten die je in die projectperiode maakt, gelinkt aan het projectplan. Je hebt de vrijheid om nadien verder te werken aan je project, dat valt buiten de aanvraag en verantwoording van je specifieke projectsubsidie.
Kom ik of mijn organisatie in aanmerking om subsidie aan te vragen?
Is het een voorwaarde om in Mechelen te wonen?
Neen, maar er moet wel een aantoonbare link zijn met Stad Mechelen. De aanvrager kan ook verbonden zijn met Mechelen door bv. de locatie van zijn atelier, adres van de vereniging of het realiseren van een voorgaand kunst- en cultuurproject in Mechelen.
Wij zijn een collectief waarvan slechts een deel een band heeft met Mechelen. Is dat een probleem?
Neen. Je beschrijft bij je aanvraag welke band met Mechelen er wel is. Dat moet voldoende overtuigend zijn om als ‘Mechels’ erkend te worden.
Als ik of mijn organisatie niet passen bij de voorwaarden, kan ik dan een partner vragen om de subsidie aan te vragen?
Ja, technisch gezien wel. Weet wel dat de aanvrager automatisch de projectverantwoordelijke is. Het moet inhoudelijk logisch zijn dat deze persoon of organisatie het project (mee) trekt. De partner moet de subsidies ook kunnen ontvangen, beheren en er verantwoording voor afleggen bij Stad Mechelen.
Wat wordt er bedoeld met het non-profit karakter van de aanvrager? Mogen wij als aanvrager of kunstenaar dan niets verdienen aan het project?
Non-profit betekent dat je als aanvrager en met het project geen winst nastreeft als doel op zich. Uiteraard kan je mensen wel betalen voor bepaalde prestaties. Je kan jezelf als aanvragende artiest ook betalen voor artistieke prestaties, maar niet voor de praktische organisatie van je project.
Komt mijn project in aanmerking?
Valt schrijven ook onder creatieve discipline?
Ja, als het over artistiek/creatief schrijven gaat zoals gedichten, verhalen, theater- en muziekteksten, … Informatief schrijven kan enkel in aanmerking komen als het schrijfproject zich expliciet verhoudt tot een deel van de cultuursector zoals bijvoorbeeld cultureel erfgoed (zie reglement, 4. Welke projecten komen in aanmerking).
Kan mijn project gaan over erfgoed van mensen, zoals bijvoorbeeld herkomst?
Ja, je kan in je project aan de slag gaan met verhalen, gewoontes, kennis, ervaringen, … van mensen gelinkt aan hun land van herkomst. Hier kan je kan tips en inspiratie vinden.
Moet mijn project een meetbaar eindresultaat hebben?
Je bepaalt als aanvrager zelf welk soort of grootorde van eindresultaat je wil behalen. Dat kan meer kwalitatief of kwantitatief gericht zijn. Benoem in je subsidieaanvraag hoe jij het eindresultaat ziet en hoe je dit zichtbaar maakt in de stad. Als je een subsidie ontvangt bezorg je bij afloop van het project een eindverantwoording, waarin je inhoudelijk aangeeft in welke mate je tevreden bent over het eindresultaat dat het project bereikt heeft.
Kan de publicatie van een muziekboek met nieuwe composities in aanmerking komen?
Ja, je kan subsidies aanvragen voor de creatie van een cultureel of artistiek boek. Je zal er wel voor moeten zorgen dat de creatie/productie van het boek zich voor het grootste deel in Mechelen afspeelt en het eindresultaat een duidelijke meerwaarde voor Mechelen als kunst- en cultuurstad biedt.
Kan een project van uitsluitend een individuele kunstenaar zijn?
Ja, je kan bijvoorbeeld subsidie aanvragen als ondersteuning voor het maakproces of de eindrealisatie van een concreet artistiek werk/product van jezelf als kunstenaar. Of je als individueel kunstenaar voldoende meerwaarde kan betekenen voor cultureel Mechelen, is afhankelijk van de sterkte van je artistiek concept en eventuele voorgaande ervaringen als kunstenaar.
Kan ik subsidie aanvragen voor een heel onderzoekend of experimenteel project waarvan ik het eindresultaat nog niet concreet weet?
Ja, je kan subsidie aanvragen om een experimenteel proces te ondersteunen. Je moet daarbij wel kunnen benoemen wat je met het experiment juist wil onderzoeken of ontdekken. Het experiment zelf moet ook duidelijk afgebakend zijn in tijd en opzet. Het moet ook deelbaar/zichtbaar gemaakt kunnen worden in Mechelen zodat artiesten, Mechelaars, publiek of organisaties inzicht en betrokkenheid kunnen krijgen.
Kan ik subsidie aanvragen voor een buurtproject?
Ja, buren kunnen een subsidie aanvragen voor een buurtgericht cultuurproject. Vraag je wel af vanuit welke motivatie het project vertrekt en onder welke subsidie van Stad Mechelen je project best past. De subsidie van Stad Mechelen voor kunst- en cultuurprojecten is bedoeld voor projecten die de bestaande artistiek-culturele dynamiek van Mechelen willen verrijken, versterken of vernieuwen. Er is ook een andere subsidie van Stad Mechelen voor BEN (buurtengagement netwerken), deze is bedoeld voor projecten die de sociale cohesie in hun buurt willen verbeteren door meer betrokkenheid en samenhorigheid te creëren.
Ik heb een projectidee waarvoor ik goedkeuring moet aanvragen en krijgen via het evenementenloket van stad Mechelen. Kan ik subsidie aanvragen als ik die goedkeuring nog niet heb?
Ja. De jury beoordeelt de projecten inhoudelijk op vlak van haalbaarheid. In de jury zetelen medewerkers van stad Mechelen, die kunnen inschatten of een nog komende goedkeuring voldoende haalbaar is.
Ik heb een projectidee waarbij ik het openbaar domein permanent wil wijzigen met een muurkunstwerk. Kan ik subsidie aanvragen als ik daarvoor nog geen goedkeuring heb van stad Mechelen of de eigenaar van de muur?
Neen, het is de bedoeling dat je een project indient dat realiseerbaar is. Als je project ingrepen wil doen in het openbaar domein of op gevels die zichtbaar zijn vanaf het openbaar domein, dan raden we aan om hierover vooraf contact te nemen via cultureleprojecten@mechelen.be. Permanente wijzigingen aanbrengen aan het openbaar domein van de stad of privégevels die zichtbaar zijn op het openbaar domein is onderhevig aan wetgeving die vooraf moet toegelicht worden, zodat je kan inschatten of je project(planning) haalbaar is.
Hoeveel keer kan ik/onze organisatie een subsidie aanvragen?
Mag ik een project opdelen in fasen en twee keer subsidie aanvragen?
Ja. Het kan zijn dat je een groter project plant waarbij je de subsidie wil aanvragen om een afgebakende projectfase te ondersteunen (vb. onderzoeksfase, productiefase). Je kan echter geen twee maal subsidie ontvangen voor eenzelfde projectfase. Voor een project mag je maximaal drie keer subsidie ontvangen.
Mag ik als kunstenaar of organisatie subsidie aanvragen voor meerdere projecten (in dezelfde indienronde)?
Ja. Het is toegelaten dat een kunstenaar of organisatie subsidie aanvraagt voor meer dan één project, of betrokken is als partner in meer dan één project. De projecten moeten wel duidelijk verschillen van elkaar. Deze verschillende subsidie aanvragen mogen ingediend worden binnen eenzelfde afsluitdatum (mei of november). Let wel, als de verschillende projecten zich in eenzelfde periode afspelen is het belangrijk om kritisch te bekijken of dat haalbaar is in de praktijk.
Kan ik voor mijn jaarlijks terugkerend project (bv. muziekevent) meer dan één keer een nieuwe subsidie aanvragen?
Je kan hiervoor tot maximaal drie keer subsidie aanvragen en ontvangen. Een terugkerend project verstaan we als een reeks activiteiten of een evenement dat door eenzelfde organisator, in een gelijkaardig concept opnieuw georganiseerd wordt. Om voldoende in aanmerking te komen voor de projectsubsidie zal het project zich bij elke nieuwe editie grondig moeten evalueren om vervolgens aan te geven waar het zich wil versterken, vernieuwen of verrijken ten opzichte van een vorige editie. Op vlak van de begroting is de verwachting dat het terugkerend project in het eventuele tweede en derde projectjaar toewerkt naar een financieel zelfredzaam model waar rekening gehouden wordt met het wegvallen van de Mechelse projectsubsidie.
Wanneer de subsidieaanvraag voor mijn project niet wordt goedgekeurd, kan ik de aanvraag dan herwerken en opnieuw indienen?
Ja, op voorwaarde dat het project beantwoordt aan de basiskenmerken van een kunst- of cultuurproject (zie reglement, 4. Welke projecten komen in aanmerking). De jury formuleert dan in het eindadvies de valkuilen of verbeterpunten. Je kan erna - in een volgende indienronde ( mei of november) - opnieuw een subsidieaanvraag indienen, waarin je toont dat je met het advies aan de slag bent gegaan.
Neen, als het project niet voldoende beantwoordt aan de opgelegde basiskenmerken of onder de uitsluitende voorwaarden valt (zie reglement, 4. Welke projecten komen in aanmerking). In dat geval wordt dat duidelijk geformuleerd in het eindadvies en is het opnieuw aanvragen van een subsidie voor hetzelfde project niet mogelijk.
Planning
Ik organiseer met mijn project een toonmoment voor publiek. Moet de exacte datum en locatie al gekend zijn in mijn subsidieaanvraag?
Het is mogelijk dat dit op het moment van je subsidieaanvraag nog niet vast staat. Maak wel duidelijk in welke periode je het toonmoment ongeveer wil plannen en naar wat voor locatie je zoekt in Mechelen. Als je al mogelijke locaties hebt afgetoetst (navragen beschikbare data en prijzen, mogelijke sponsoring zaal,…), vermeld deze dan zodat je toont aan de jury welke stappen je al ondernomen hebt.
Partners
Ben je vrij om samen te werken met elke partner?
Ja, je kiest zelf met wie je samenwerkt. Partners kunnen naast organisaties ook individuele kunstenaars zijn en andere individuen met wie je samenwerkt voor het project.
Moeten partners een concreet engagement hebben?
Neen, dit kunnen ook intenties zijn. We raden aan om op voorhand reeds in gesprek te gaan met partners zodat je hen in je projectaanvraag kan vermelden. Hoe concreter de samenwerking is, hoe beter. Indien er doorheen het project veranderingen plaatsvinden en er partners afhaken of bijkomen breng je ons hiervan op de hoogte via cultureleprojecten@mechelen.be.
Mechelen - Bovenlokaal
Kan mijn project zich deels afspelen buiten Mechelen?
Ja dat kan. Het project moet wel een duidelijke meerwaarde voor Mechelen betekenen. Minstens de helft aan activiteiten moet zich in Mechelen afspelen.
Financiën
Kan ik mezelf als kunstenaar betalen met de projectsubsidie?
Ja, je kan de subsidie gebruiken om je eigen artistieke prestaties (creaties, repetities, toonmomenten, …) die binnen het project vallen te vergoeden. Je noteert in de begroting van je subsidieaanvraag een realistische vergoeding (vb. op basis van aantal uren) aan jezelf voor artistieke prestaties die passen bij het project. Let wel, je kan niet je eigen werktijd vergoeden die je besteedt aan de praktische organisatie van het project (bv. communicatie regelen, productie voorbereiding, …).
Wat is het totale jaarbudget dat bedeeld wordt onder de projecten die subsidie aanvragen?
Voor de beleidsperiode 2019-2025 van Stad Mechelen is het jaarbudget vastgelegd op 30.000 euro per jaar.
Komt het voor dat het totaal voorzien jaarbudget van de projectsubsidie volledig besteed is bij de eerste jaarronde van mei?
Neen, we bewaren tijdens de ronde van mei in principe minimum 1/3de van het totaal jaarbudget om nog te kunnen besteden bij de indienronde van november. Afhankelijk hoeveel en hoe kwalitatief de projectaanvragen zijn bij de ronde van mei, kan er in de ronde van november zeker ook meer dan 1/3de jaarbudget beschikbaar zijn.
Moeten we dezelfde kostenposten gebruiken in het opgelegd begrotingssjabloon?
Neen, die kostenposten staan er enkel als hulpmiddel om aan voldoende soorten inkomsten en uitgaven te denken. Je kan volledig eigen gekozen kostenposten voorzien.
Welke kosten mag ik niet opnemen in de projectbegroting?
In het reglement vind je bij 6.3 Projectbegroting een opsomming van kosten die niet in aanmerking komen voor de subsidie. Deze soort kosten kan je niet opnemen in de begroting die je indient bij je subsidieaanvraag. Een overzicht hiervan vind je ook terug in het voorbeeldsjabloon van de begroting bij advies en hulp.
Welke soort andere inkomsten kan ik in de projectbegroting opnemen om aan de minimale 20% te komen?
Je kan verschillende inkomsten samenvoegen. Je bedenkt zelf soorten inkomsten die passen bij je project. Enkele voorbeelden:
- Organiseer je een evenement, dan verkoop je misschien tickets? Je bepaalt dan een ticketprijs en schat hoeveel tickets je kan verkopen. Dat totaal geschat bedrag noteer je als ticketinkomst.
- Organiseer je groepsactiviteiten zoals workshops of uitstappen, dan kan je eventueel deelnamegeld vragen aan de deelnemers? Je bepaalt een deelnameprijs en schat hoeveel deelnemers je zal ontvangen. Dat totaal geschat bedrag noteer je als deelname inkomst.
- Heb je een partner die een financieel bedrag wil inbrengen om bepaalde kosten te betalen van het project?
- Zou een partner je kunnen sponsoren in natura, bijvoorbeeld een zaal die normaal 150 euro kost gratis ter beschikking stellen (noteer de waarde (in dit vb. 150 euro) als inkomst in je begroting).
- Vraag je ergens anders ook subsidie aan, dan is dat ook een andere inkomst. Noteer dan of dat al goedgekeurd is of zich nog in een aanvraagprocedure bevindt.
- Krijg je sponsoring zoals een korting op de prijs van drukwerk, een financiële gift van een plaatselijke handelaar.
- Zet je een crowdfunding campagne op, dan noteer je het vooropgestelde op te halen bedrag van je campagne als inkomst.
- …
Zet ik het subsidiebedrag dat ik wil ontvangen van Stad Mechelen ook als inkomst in de projectbegroting?
Ja. Daarnaast noteer je minimum 20% van dat gewenst subsidiebedrag aan andere inkomsten. Bv. vraag je 1.000 euro subsidie aan, dan noteer je minstens 200 euro andere inkomsten die je kan inbrengen.
Hoe groot mag de totale kost van het project zijn?
Dat bepaal je zelf. Zowel kleinere als grotere projectbegrotingen kunnen subsidie aanvragen tussen 500 en 3.000 euro. Let wel, hoe meer kosten je project bedragen, hoe meer inkomsten je zal moeten voorzien. Het aangevraagd subsidie bedrag kan ook nooit de enige inkomst zijn om je projectkosten te dragen. Je moet minimum 20% van de aangevraagde subsidie aan andere inkomsten voorzien.
Als ik subsidie krijg, kan ik dan automatisch rekenen op het subsidiebedrag dat ik aanvraag?
Neen, de jury geeft een advies aan het college van burgemeester en schepenen over het toe te kennen subsidiebedrag. De jury kan om verschillende redenen adviseren om minder subsidie te geven dan gevraagd. Zo kan de jury van mening zijn dat je meer andere inkomsten kan verwerven of dat je bepaalde kosten te hoog inschat. Je kan vervolgens zelf kiezen of je dit bedrag wel of niet aanvaardt om je project te realiseren.
Als ik subsidie ontvang, wordt dit bedrag dan bijgerekend bij de omzet van onze vzw of als inkomsten van mezelf als persoon?
Neem voor deze vraag contact op met Cultuurloket. Zij kunnen op maat van de situatie juiste informatie en advies geven over de boekhouding en financiële plichten.
Kan ik naast de subsidie van Mechelen ook subsidie aanvragen bij een andere overheid?
Ja, je kan subsidies of fondsen combineren. Als je subsidie aanvraagt bij een andere stad, naast Mechelen of op Vlaams niveau, dan zal je ervoor moeten zorgen dat je project voldoet aan de voorwaarden van die beide steden/overheden. Je dient deze subsidies ook aan te duiden in je begroting bij de inkomsten.
Wat als ik subsidies heb gevraagd bij een andere partner en ik nog niet weet of dit in orde is?
Zolang je blijft beantwoorden aan wat je oorspronkelijk doel was en dit voor jou met de verkregen subsidies haalbaar lijkt, zal Stad Mechelen geen subsidies terugvragen wanneer blijkt dat bepaalde extra inkomsten niet gehaald werden.
Hulpmiddelen en ondersteuning
Kan ik vooraf aftoetsten of mijn projectidee in aanmerking komt?
RADAR organiseert jaarlijks informatiesessies, een advies op maat-week, en sessies Samen Dossier Schrijven. Hier vind je meer info. Je kan ook je projectidee kort schetsen per e-mail aan cultureleprojecten@mechelen.be. We nemen snel contact met je op per mail om te bevestigen of je projectidee in aanmerking komt.
Kan ik iemand bereiken tot op de dag van de subsidieaanvraag?
We beantwoorden alle vragen die gemaild zijn aan cultureleprojecten@mechelen.be, tot op de dag van de afsluitdatum, tussen 9-17u. We beantwoorden geen mails op feestdagen of weekenddagen.
Wat kan ik doen als ik een probleem ondervind om mijn subsidieaanvraag digitaal in te zenden?
Je neemt contact op met cultureleprojecten@mechelen.be. We bekijken samen het probleem en hoe we je kunnen helpen. Heb je een probleem op de afsluitdatum na 17u of valt de afsluitdatum op een feest- of weekenddag? Dan kan je vraag op dat moment niet behandeld worden. Beschrijf je probleem per e-mail aan cultureleprojecten@mechelen.be, ten laatste op de afsluitdatum. We nemen de eerstvolgende werkdag contact met je op, je krijgt dan de kans om je volledige subsidieaanvraag nog correct in te dienen.
Is het mogelijk om de subsidieaanvraag van een goedgekeurd project te bekijken?
Neen. Je kan wel op de online tips en inspiratie pagina de lijst van goedgekeurde projecten bekijken met telkens een korte samenvatting en het toegekend subsidiebedrag.
Wanneer kan ik een adviesgesprek op maat krijgen van RADAR?
Je kan een adviesgesprek aanvragen via RADARpunt, de gesprekken worden gepland in de weken voor de afsluitdatum. Dit gesprek is bedoeld voor wie een concreet projectidee heeft en gestart is met de voorbereiding van de subsidieaanvraag. Eén uur lang duikt een consulent van RADAR samen met jou (en je projectpartners) in je concreet project. Je krijgt antwoord op je vragen, tips om je projectplan te versterken, doorverwijzing naar partners, enz.
Kan ik een project indienen van 0 euro, zonder kosten, maar publiciteit aanvragen bij stad Mechelen?
Neen, dat heeft geen zin. Je kan wel je activiteiten of evenementen plaatsen op UIT in Mechelen. via de UiTdatabank Zo kan je opgenomen worden in de wekelijkse Uit in Mechelen nieuwsbrief of kalender in De Nieuwe Maan. Raadpleeg ook mechelen.be/promotie.
Digitaal aanvraagformulier
Moet ik het digitaal aanvraagformulier in één keer invullen en indienen?
Ja. Je kan het digitaal aanvraagformulier niet opslaan om er later in verder te werken. Je kan je subsidieaanvraag wel voorbereiden via het sjabloon dat je kan downloaden op de advies en hulp pagina. In het sjabloon vind je de exacte vragen terug zoals in het digitaal aanvraagformulier. Zorg voor voldoende tijd en een goede internetverbinding op de moment dat je het digitaal aanvraagformulier invult.
Heb je niet de mogelijkheid om je aanvraag digitaal te verzenden, neem dan vooraf contact op met cultureleprojecten@mechelen.be.
Goedkeuring
Hoe lang duurt het voor we een definitief besluit ontvangen over de subsidieaanvraag?
5 weken na de afsluitdatum ontvang je een definitief bericht per mail, gericht aan de subsidie aanvrager. De jury formuleert een advies over alle projecten, op basis waarvan het college van burgemeester en schepenen een finale eindbeslissing neemt. Zodra die eindbeslissing genomen is, wordt je als projectaanvrager op de hoogte gesteld.
Hoeveel projecten worden er per ronde goedgekeurd?
Dat hangt van de ronde af. Je kan het aantal goedgekeurde projecten per ronde raadplegen via de online tips en inspiratie pagina.
Om welke redenen kan mijn subsidieaanvraag niet goedgekeurd worden?
De jury beoordeelt elke subsidieaanvraag op vlak van de meerwaarde dat het project kan bieden aan kunst- en cultuur in Mechelen, dit gaat over de (ver)nieuwe(nde) en/of verbindende kwaliteiten van je project. Daarnaast bekijkt de jury ook of je project op inhoudelijk en financieel vlak kwaliteitsvol en haalbaar is uitgewerkt. Het kan bijvoorbeeld zijn dat de jury vindt dat je projectidee een grote meerwaarde kan hebben, maar dat het project geen haalbare planning of kwaliteitsvolle aanpak heeft voorzien. De jury zal dan adviseren aan het college van burgemeester en schepenen om geen subsidie toe te kennen, maar kan je wel aansporen om je voorstel verder uit te diepen en opnieuw in te dienen bij een volgende projectronde.
Als de jury twijfelt om mijn project positief te adviseren, kan de jury dan bepaalde voorwaarden stellen voor aanpassing aan het project opdat de subsidie wel nog kan worden toegekend?
In principe wordt een project enkel doorverwezen naar een volgende subsidieronde om een versterkt of aangepast project opnieuw in te dienen. Je kan hierover advies inwinnen via cultureleprojecten@mechelen.be.
Als mijn subsidieaanvraag goedgekeurd wordt, krijg ik dan automatisch het gevraagde bedrag?
Neen. Het is mogelijk dat je minder subsidie toegekend krijgt dan je aangevraagd hebt. Bv. als de jury van mening is dat er meer andere inkomsten voorzien kunnen worden naast de aangevraagde subsidie, dat er bepaalde kosten te hoog zijn ingeschat of als de jury vindt dat het project eerder een kleine meerwaarde betekent voor kunst- en cultuur in Mechelen.
Zichtbaarheid van het project
Is het verplicht om het eindresultaat van je project de delen tijdens een publiek moment?
Neen, maar er moet wel sprake zijn van een bepaalde vorm van delen met anderen. Het eindresultaat maakt het mogelijk dat het project gedeeld wordt in Mechelen zodat artiesten, Mechelaars, publiek of organisaties een inzicht of betrokkenheid krijgen ten aanzien van het project.
Ben je verplicht om je project zichtbaar te maken ook al is het niet voor iedereen publiek toegankelijk?
Ja. Ook wanneer het project zich eerder afspeelt achter gesloten deuren met een beperkte doelgroep moet je het project zichtbaar maken. Je moet dan op zoek gaan naar andere manieren om het project waar je mee bezig bent en gesubsidieerd wordt te communiceren naar de buitenwereld.
Wijzigingen
Kan ik afwijken van het vooropgestelde project?
In uitvoering is het mogelijk om af te wijken van het eerder voorgestelde parcours zolang het eindresultaat van je project hetzelfde blijft (bv. andere tijdlijn, andere partners, etc.). Indien je wil afwijken van de ingediende projectaanvraag dien je dit te motiveren door contact op te nemen met cultureleprojecten@mechelen.be. De gevraagde wijzigingen zullen vergeleken worden met je oorspronkelijke aanvraag en op basis daarvan al dan niet goedgekeurd worden.
Uitbetaling
Wanneer wordt de subsidie op mijn rekening gestort?
Ongeveer 5 weken na het indienen van je aanvraag weet je of je de subsidie hebt. Vervolgens krijg je een samenwerkingsovereenkomst opgestuurd die je ondertekend terug moet bezorgen. Voor projecten ingediend in november is storting haalbaar vanaf begin januari. Je kan dus rekenen op ongeveer 2 maanden van aanvraag tot storting, als de overeenkomst tijdig ingediend werd.
Ontvang ik bij aanvang van het project het volledig toegekende subsidiebedrag?
Neen. Na het ondertekenen van de samenwerkingsovereenkomst ontvang je 70% van het toegekende subsidiebedrag. De overige 30% wordt uitbetaald wanneer je project is afgelopen en de eindverantwoording werd ingediend.
Ontvankelijkheid
Krijg je de kans om te corrigeren wanneer er een bepaald aspect van je aanvraag niet voldoende in orde is?
Wanneer je je dossier indiende voor de deadline wordt je project nagekeken en wordt je op de hoogte gebracht wanneer bv. je begroting niet klopt. De aangepaste aanvraag dient ten laatste twee dagen na de indiendeadline terug bezorgd te worden.
Annuleren
Wat als ik mijn project moet annuleren?
Indien het project niet kan doorgaan moet de aanvrager het subsidiedrag terugstorten. Ook wanneer je al kosten hebt gemaakt, dien je toch het volledige bedrag terug te betalen.
Eindverantwoording
Wanneer dien ik mijn eindverantwoording in?
Binnen de twee maanden na afloop van het project, bezorgt de projectaanvrager een inhoudelijke evaluatie en financieel verslag over het project, volgens het vooropgesteld evaluatieformulier. De bevoegde diensten van Stad Mechelen controleren het inhoudelijk en financieel verslag. Bij goedkeuring zal het resterende saldo van de subsidie worden uitbetaald.
Welke bewijsstukken komen in aanmerking?
Van alle gemaakte kosten waarvoor de subsidie gebruikt werd dien je de bewijsstukken toe te voegen aan het evaluatieformulier. Dit kunnen facturen zijn, bonnetjes, KVR- of vrijwilligersdocumenten, contracten, treintickets, etc.
Als ik als kunstenaar subsidie heb ontvangen, welk kostenbewijs moet ik bij de eindverantwoording indienen als ik een deel van de subsidie gebruik om mijn eigen artistieke prestaties uit te betalen?
Als je de subsidie aanvraagt als natuurlijk persoon, kan je voor de eindverantwoording via cultureleprojecten@mechelen.be een sjabloon ‘verklaring op eer’ opvragen waarin je verklaart welk bedrag van de subsidie je gebruikt als vergoeding voor je eigen artistieke prestaties. Deze vergoeding moet duidelijk te verklaren zijn als artistieke prestatie gelinkt aan het project waar je subsidie voor ontvangt. In principe komt ze overeen met wat je in de begroting bij je subsidieaanvraag had voorzien als uitbetaling aan jezelf. Als de aanvrager een vzw is (bv. een kunstenaarscollectief die een vzw beheert), dan is de vzw verantwoordelijk om de uitbetaling aan jou als kunstenaar te voorzien op wettelijke en correcte wijze (bv. factuur, KVR, vrijwilligersvergoeding), deze kunnen dan als bewijs aangeleverd worden als eindverantwoording aan Stad Mechelen.
