Stad Mechelen behandelt je persoonsgegevens met respect voor je privacy.
We volgen hiervoor de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook wel General Data Protection Regulation of GDPR genoemd). Want we vinden de bescherming van jouw privacy en de bescherming van je persoonsgegevens heel belangrijk. Met deze privacyverklaring leggen we je uit hoe we met je gegevens omgaan.
- Wat zijn persoonsgegevens?
- Wat is die Algemene Verordening Gegevensbescherming?
- Wie heeft er allemaal toegang tot je persoonsgegevens?
- Juridische basis om 'rechtmatig' persoonsgegevens te verwerken
- Welke rechten heb je?
- Hoe kan je die rechten uitoefenen?
- Houder van bestanden
Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee Stad Mechelen je kan herkennen, rechtstreeks of onrechtstreeks. Met je naam of rijksregisternummer weten we onmiddellijk (rechtstreeks) dat jij het bent, maar ook met een combinatie van je adres, leeftijd en geslacht kunnen we je (onrechtstreeks) herkennen. Daarom zijn ook dat persoonsgegevens. Persoonsgegevens zijn dus alle gegevens die we op een of andere manier aan jou kunnen koppelen, zoals je e-mailadres, je telefoonnummer of zelfs je IP-adres (het internetadres van je computer).
Wat is die Algemene Verordening Gegevensbescherming?
Die 'AVG' is gewoon de nieuwe Europese privacywet.
Vroeger beschermde de ‘Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens’ - beter bekend als de ‘privacywet’ - je persoonsgegevens. Sinds 25 mei 2018 is die oude privacywet vervangen door een nieuwe Europese privacywet. De media gebruiken vaak de Engelstalige benaming: GDPR of voluit General Data Protection Regulation. In het Nederlands is dat AVG of Algemene Verordening Gegevensbescherming.
De wetgeving handelt dus nog altijd over de ‘verwerking’ van persoonsgegevens. De term ‘verwerking’ is volgens die wetgeving trouwens een heel breed begrip. Alles wat wij met je persoonsgegevens doen, zijn ‘verwerkingen’: ze opslaan, raadplegen, doorsturen, ordenen, verspreiden, bijwerken enzovoort.
Wie heeft er allemaal toegang tot je persoonsgegevens?
Stad Mechelen is de ‘verwerkingsverantwoordelijke’. Dat wil zeggen dat wij bepalen welke gegevens we verzamelen en waarvoor. In juridische termen bepalen wij dus het ‘doel van de verwerking’. Maar dat betekent niet dat iedere medewerker van Stad Mechelen zomaar toegang heeft tot alles. Je persoonsgegevens komen alleen bij de diensten en de medewerkers die ze nodig hebben voor hun werk.
Voor de verwerking van persoonsgegevens werken we samen met onze IT-partners. Die ondersteunen ons (als 'verwerker') bij het verwerken van je persoonsgegevens. Ze handelen daarbij altijd volgens de richtlijnen van stad. Met alle verwerkers maken we strikte afspraken, om zo te verzekeren dat ze dezelfde hoge privacystandaarden gebruiken.
Soms is Stad Mechelen niet de enige ‘verwerkingsverantwoordelijke’. Dat kan bijvoorbeeld gebeuren bij gedeelde projecten met andere organisaties. Vaak zijn we ook wettelijk verplicht om bepaalde gegevens door te sturen naar andere overheden, zoals de Vlaamse of de Federale overheid. En we wisselen regelmatig ook persoonsgegevens uit met andere overheden en organisaties om je te ondersteunen en automatisch bepaalde diensten en voordelen toe te kennen waarop je wettelijk recht hebt. Zo zijn we je nog beter van dienst.
We sturen je persoonsgegevens nooit zomaar door aan anderen. We doen dat alleen als je ons op voorhand daarvoor toestemming verleent of als er een wet is die ons daartoe verplicht. We hebben dan een duidelijke juridische basis.
Juridische basis om 'rechtmatig' persoonsgegevens te verwerken
Stad Mechelen gebruikt je persoonsgegevens nooit zomaar. We doen dat alleen voor doelen waarvoor we een duidelijke juridische basis hebben, ook wel de 'rechtmatigheid' genoemd. Onze 4 belangrijkste juridische basissen zijn:
- Je geeft ons toestemming om je persoonsgegevens voor een specifiek doel te gebruiken. We informeren je eerst goed over wat die toestemming betekent, hoe je je toestemming eenvoudig weer intrekt, met wie we je gegevens delen en hoelang we van plan zijn om je gegevens bij te houden. Zo kan je je toestemming met kennis van zaken geven.
Een voorbeeld: je geeft ons toestemming om je persoonsgegevens te gebruiken als je je inschrijft voor een nieuwsbrief. - We verwerken je persoonsgegevens, omdat je een overeenkomst bent aangegaan met Stad Mechelen.
Een voorbeeld: Je schrijft je kind in voor een sportkamp van de Stad Mechelen. Daarvoor vul je een inschrijvingsformulier in. Op basis van deze overeenkomst verwerken wij jouw gegevens voor alle administratie met betrekking tot jouw inschrijving van het sportkamp. - We verwerken je persoonsgegevens om te voldoen aan een wettelijke verplichting of opdracht uit Europese wetgeving, Federale wetten of Vlaamse decreten en hun bijbehorende uitvoeringsbesluiten. En daarnaast is de AVG zelf soms ook de juridische basis, bijvoorbeeld voor statistisch of wetenschappelijk onderzoek en voor archivering in het algemeen belang.
Een voorbeeld: de dienst Burgerzaken van de stad is verplicht om gegevens van iedere Mechelaar op te nemen in het bevolkingsregister. - We gebruiken je gegevens om een taak van algemeen belang te vervullen of om een opdracht van openbaar gezag uit te voeren.
Een voorbeeld:Stad Mechelen geeft gratis huisvuilzakken voor chronisch zieken die recht hebben op een sociale tegemoetkoming. Er is geen wet die ons dat verplicht. De stad doet dat gewoon in het algemeen belang van de Mechelaars. - In bijzondere gevallen kunnen we je persoonsgegevens ook verwerken om je te beschermen. We doen dat wel alleen in hoogst uitzonderlijke levensbedreigende noodsituaties of rampen.
We archiveren je persoonsgegevens soms ook volgens de archiefwetgeving. Zo is het mogelijk dat we je persoonsgegevens in ons archief toch langer bewaren dan de bewaartermijn die we eerst opgeven. Het doel van de verwerking is dan wel veranderd naar ‘archivering in het algemeen belang’ en is niet meer het doel waarvoor we je gegevens eerst gebruikt hebben. Die gearchiveerde gegevens zijn ook lange tijd (120 jaar) ontoegankelijk en onleesbaar. We verwerken ze in die periode op geen enkel andere manier dan strikt nodig voor de bewaring ervan.
Welke rechten hebt je?
De Algemene Verordening Gegevensbescherming zorgt er ook voor dat je een aantal rechten krijgt bij de verwerking van persoonsgegevens.
Recht op inzage en gegevensoverdraagbaarheid
Je hebt het recht om je persoonsgegevens en de doelen waarvoor we ze verwerken in te kijken. Daarvoor vragen we wel een bewijs van je identiteit, zodat we zeker zijn dat we de persoonsgegevens aan de juiste persoon tonen.
Wij kunnen je gegevens ook op papier naar je domicilieadres opsturen.
Je mag die persoonsgegevens zelf aan een andere verwerkingsverantwoordelijke overdragen, maar als je dat wilt en als het technisch mogelijk is, doen we die overdracht graag voor je.
Recht op verbetering
Merk je dat Stad Mechelen foute of onvolledige persoonsgegevens over je heeft? Je hebt altijd het recht om ze te laten verbeteren.
Recht om vergeten te worden
In een aantal gevallen hebt je het recht om je gegevens te laten wissen. Dat kan bijvoorbeeld:
- als we je persoonsgegevens niet langer nodig hebben voor de doelen waarvoor we ze eerst verwerkten
- als we je toestemming nodig hebben om ze te verwerken en je beslist om je toestemming in te trekken
- als je bezwaar maakt tegen de verwerking en er geen andere gerechtvaardigde gronden zijn om de verwerking verder te zetten
- als wij, ondanks al onze inspanningen, je persoonsgegevens toch op een onrechtmatige manier zouden verwerken
- als we wettelijk verplicht worden om je gegevens te verwijderen
- Opgelet. Vaak zijn we verplicht om je gegevens voor een bepaalde termijn te bewaren en kunnen we dus niet, of maar gedeeltelijk, voldoen aan je wens om vergeten te worden. Je kunt bijvoorbeeld niet geschrapt worden uit het bevolkingsregister.
Het recht op beperking van de verwerking, het recht op bezwaar en het recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming
Je hebt het recht om de verwerking te beperken:
- als je de juistheid van je persoonsgegevens betwist tijdens een periode die ons toelaat om de juistheid van je gegevens na te gaan
- als wij, ondanks al onze inspanningen, je persoonsgegevens toch op een onrechtmatige manier zouden verwerken, maar je liever niet hebt dat we je persoonsgegevens verwijderen
- als we je persoonsgegevens niet meer nodig hebben, maar je die wel nog nodig hebt voor een gerechtelijke procedure
- als je bezwaar maakt tegen de verwerking en er geen andere gerechtvaardigde gronden zijn om de verwerking verder te zetten
Je hebt het recht om bezwaar te maken als we je persoonsgegevens verwerken voor onze taken van algemeen belang of onze opdrachten van openbaar gezag. Als je belangen, rechten en vrijheden zwaarder doorwegen dan de gerechtvaardigde gronden van stad Mechelen, stoppen we met de verwerking van je persoonsgegevens.
De overheid bepaalt vaak zuiver op basis van een aantal kenmerken of je in aanmerking komt voor iets (zoals een studiebeurs). Je hebt het recht om daar een menselijke tussenkomt in te vragen als dat voor jou grote gevolgen kan hebben, behalve:
- als we je persoonsgegevens op die manier moeten verwerken volgens een overeenkomst die we met je gesloten hebben
- als dat wettelijk is toegelaten en je rechten en vrijheden daarbij beschermd worden
- als je ons uitdrukkelijk toestemming verleent
Hoe kan je die rechten uitoefenen?
Als je vragen of bezorgdheden hebt over de verwerking van je gegevens kan je je in eerste plaats wenden tot de functionaris voor gegevensbescherming. Je kan je rechten op verschillende manieren uitoefenen:
- je kan via dit contactformulier een aanvraag indienen
- je kan je verzoek ook per brief opsturen naar dit adres:
Functionaris voor gegevensbescherming (DPO)
Stad Mechelen
Grote Markt 21
2800 Mechelen
We bezorgen je zo snel mogelijk een antwoord: uiterlijk 30 dagen nadat we je verzoek en het bewijs van je identiteit ontvangen hebben. Je rechten gebruiken kost je normaal niets. Als je vraag buitensporig is of als je vaak dezelfde vraag stelt, kan de stad toch een vergoeding vragen of je verzoek weigeren.
In tweede instantie kan je je wenden tot de Vlaamse Toezichtcommissie (VTC). De contactgegevens kan je vinden op hun website.
Houder van bestanden
Bij het OCMW: de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van Mechelen, Lange Schipstraat 27 te 2800 Mechelen. De verantwoordelijke voor het dagelijks bestuur is de Algemeen Directeur.
Bij Stad Mechelen: College van Burgemeester en Schepenen, Grote Markt 21 te 2800 Mechelen. De verantwoordelijke voor het dagelijks bestuur is de Algemeen Directeur.
Contactpersonen
- Functionaris voor gegevensbescherming (DPO)
- privacy@mechelen.be
